Adapter les solutions de gestion de contenu aux spécificités métiers
Le marché et ses enjeux
Les entreprises produisent et consomment des volumes d’information de plus en plus importants. Une gestion optimale de l’information est critique et répond principalement aux enjeux d’accessibilité du contenu, de partage et de préservation des connaissances, d’optimisation des processus et du temps du personnel business et enfin de mise en conformité, sécurisation et traçabilité de l’information.
Une gestion optimale de l’information a pour objectif de couvrir l’entièreté des processus touchant à l’information : de la création de contenu à sa gestion, son archivage et enfin sa publication. Cette gestion optimale peut s’effectuer par la mise en œuvre d’un seul outil (ECM ou Enterprise Content Management) ou de plusieurs outils distincts (Approche « Best of breed »). Ces outils distincts sont alors spécialisés dans un domaine tel la gestion électronique de documents (DMS ou Document Management System) ou la gestion de contenu web (WCM ou Web Content Management). Bien que les outils propriétaires, qu’ils soient globaux ou spécialisés, sont présents sur ce marché depuis longtemps, les outils « open source » professionnels commencent à y prendre une place de plus en plus importante.
Les projets ECM
Le processus global de mise en œuvre d’un ECM est généralement composé de 3 phases. La première phase, sorte d’état des lieux, inclue l’analyse des processus, des besoins et des contraintes existants. La deuxième phase consiste à sélectionner l’outil ECM qui répondra le mieux aux éléments mis en exergue lors de la première phase (outil global vs. différents outils spécialisés, outils propriétaires vs. open source, etc.). Il est très important lors de cette phase de tenir compte de la montée en charge potentielle des volumes de contenu ainsi que de l’intégration de l’outil sélectionné avec les autres systèmes informatiques de l’entreprise. La troisième phase consiste à la mise en œuvre et à la prise en main par les utilisateurs de l’outil sélectionné.
La spécialisation métier
Afin de gagner en temps et surtout en qualité, les sociétés font de plus souvent appel à des consultants spécialisés à la fois dans la sélection et la mise en œuvre d’outils ECM mais qui connaissent également très bien leur métier.
Certains consultants, se basant sur une longue expérience technique et métier proposent même des solutions qu’ils ont eux-mêmes développées Ces solutions mi-packagées permettent d’une part de capitaliser sur l’expérience commune à tout projet ECM et d’autre part d’adapter la solution. Chaque société bénéficie ainsi d’une solution rapidement mise en œuvre et tout à fait adaptées à ses besoins métiers.
Marc Leoka – Project Manager – BSB
Erika Bourguet – Marketing Manager – BSB
Télécharger la version PDF
