“Content management solutions” aangepast aan de behoeften van iedere businessprofiel
De market
Bedrijven produceren en verbruiken steeds meer informatie. Een optimaal informatiebeheer is van fundamenteel belang en heeft hoofdzakelijk betrekking op de beschikbaarheid van de inhoud, op het delen en bewaren van de kennis, op de verbetering van de processen, op een beter tijdsgebruik van het personeel en op de gelijkvormigheid, de beveiliging en de opspoorbaarheid van de informatie.
Een optimaal informatiebeheer omvat ieder aspect van het informatieproces, van de aanmaak van de inhoud tot het beheer, het archiveren en de publicatie ervan. Dit optimaal beheer kan gerealiseerd worden door de implementatie van één enkele tool (ECM of Enterprise Content Management) of van verschillende tools (« Best of breed » aanpak). Deze laatste richten zich op een welbepaald, specifiek domein zoals bijvoorbeeld electronisch documentenbeheer (DMS of Document Management System) of webcontentbeheer (WCM of Web Content Management). Naast de algemene en gespecialiseerde eigenaarssoftware die al geruime tijd op de markt is, beginnen nu ook de professionele « open source » pakketten zich langzaam maar zeker een vaste plaats te veroveren.
De verschillende fases
Het implementatieproces van een ECM-tool bestaat over het algemeen uit 3 fases.
De eerste fase begint met de opmaak van een soort ‘inventarislijst’ die een analyse van de verschillende processen, de behoeftenanalyse en de bestaande beperkingen omvat. In een tweede fase gaat men de ECM-tool selecteren die het best beantwoordt aan de elementen die uit de eerste fase naar voren zijn gekomen (algemene pakket t.o.v. verschillende gespecialiseerde pakketten, eigenaarssoftware t.o.v. open source, ...). Tijdens deze fase is het uitermate belangrijk dat er rekening gehouden wordt met de mogelijke toename van de inhoudvolumes en met de integratie van de geselecteerde software in de overige IT-systemen van het bedrijf. De derde fase bestaat in de implementatie en de ingebruikname van de geselecteerde tool door de gebruikers.
De businessgerichte specialisatie
Om tijd te winnen en een betere kwaliteit te bekomen, doen bedrijven steeds meer beroep op consultants die niet alleen gespecialiseerd zijn in de selectie en de implementatie van ECM-tools, maar bovendien ook uitstekend op de hoogte zijn van hun business.
Bepaalde consultants stellen oplossingen voor die ze zelf ontwikkeld hebben op basis van hun jarenlange kennis en ervaring. Deze oplossingen bieden een dubbel voordeel: enerzijds kan men volop profiteren van de expertise die bij ieder ECM-project opgebouwd wordt, en anderzijds kan de oplossing aangepast worden. Zo krijgt ieder bedrijf een tool dat in een minimum van tijd geïmplementeerd kan worden en volledig beantwoordt aan zijn businessbehoeften.
Marc Leoka – Project Manager – BSB
Erika Bourguet – Marketing Manager – BSB
Download het PDF versie
